Ngày nay, thư điện tử (email) là 1 công cụ vô cùng hữu ích và thiết thực trong đời sống hàng ngày cũng như công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó tên miền thư điện tử cũng là đại diện thương hiệu cho 1 doanh nghiệp, 1 tổ chức, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng thay vì 1 địa chỉ mail cá nhân. Do đó việc xây dựng một hệ thống thư điện tử với tên miền riêng là rất quan trọng đối với 1 công ty, doanh nghiệp. Với hệ thống này nhà quản trị có thể tự quản lý các địa chỉ mail, truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả và an toàn bảo mật.

Email Server – hay còn gọi là Máy chủ thư điện tử là máy chủ dùng để gửi và nhận thư điện tử, là một giải pháp Email dành cho các doanh nghiệp để quản lý và truyền thông nội bộ, thực hiện các giao dịch thương mại yêu cầu sự ổn định, tính liên tục và với tốc độ nhanh, đồng thời đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, khả năng backup cao....

Hệ thống thư điện tử Email server sẽ giải quyết được các vấn đề như mail bị virus, spam, bị đưa vào blacklist, không check được webmail, check online/offline, không thể kiểm soát nội dung...

- Máy chủ nhận email đánh giá thư của quý khách là spam và xóa mà không có phản hồi.

- Máy chủ nhận email đánh giá thư của quý khách là spam và đưa vào thư mục /bulk hoặc /spam (gmail, yahoo). Quý khách có thể thông báo cho người nhận để họ xác nhận 1 lần địa chỉ email của quý khách không phải là spam: đưa địa chỉ email của quý khách vào white list, hoặc nhấn vào nút "Not spam" khi xem thư của quý khách.

Quý khách vẫn nhận được thư, nhưng không gởi được (thư vẫn nằm trong outbox) hoặc gởi được nhưng sau đó thư bị trả lại.

- Máy chủ email bị lỗi: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để khắc phục.

- Các máy chủ email từ chối thư của quý khách, và xem thư của quý khách là spam. Truy cập vào địa chỉ www.mail.hoangvi.com để kiểm tra xem IP của quý khách có trong Black list hay không và làm theo hướng dẫn để khắc phục.

- Lỗi mạng: rất khó xác định trách nhiệm và nơi để yêu cầu hỗ trợ. Quý khách có thể thử sử dụng webmail để gởi thư tạm thời trong thời gian mạng bị lỗi.

Đây là lỗi thường gặp nhất khi sử dụng email, mỗi khi thực hiện gởi nhận email, phần mềm báo lỗi "Could not connect to mail server mail.abc.com". Quý khách vui lòng lần lượt thử các trường hợp sau để xác định lỗi:

- Lỗi mạng, gồm: kết nối đến máy chủ email không ổn định, nhà cung cấp dịch vụ internet chặn cổng gởi nhận email. Điểm nhận biết khi gặp lỗi này là: quý khách không kết nối được vào máy chủ email hoặc cả website, nhưng bạn bè / người quen của quý khách vẫn truy cập được. Báo cho nhà cung cấp dịch vụ email biết để tìm cách khắc phục. Tuy nhiên, vì lỗi này có thể liên quan đến rất nhiều nhà cung cấp khác nhau (nhà cung cấp dịch vụ adsl, nhà cung cấp đường truyền, đường trục quốc gia, datacenter, máy chủ DNS, máy chủ,...) nên thời gian khắc phục khó biết trước, đôi khi không thể xác định được là lỗi ở đâu.

- Bị tường lửa của máy chủ chặn địa chỉ IP: quý khách không thể truy cập cả email lẫn web, quý khách vui lòng liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để kiểm tra và gỡ chặn.

- Máy chủ hoặc dịch vụ email trên máy chủ bị lỗi hoặc ngừng hoạt động: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để khắc phục.